Det finns många sätt ett företag kan underlätta för sina anställda och öka trivseln på arbetsplatsen. Att få anställda att vilja stanna kvar och bli sitt mest produktiva jag är A och O för de flesta företag och organisationer. Några exempel på saker företaget och du som chef kan göra för en sund företagskultur och arbetsmiljö är att vara lyhörd, tydlig och föredömlig samt se till att det finns utvecklingsmöjligheter. Det är också viktigt att ha rimliga målsättningar, bygga team och sist men inte minst ha ett belöningssystem och en smidig utläggshantering.
Anställdas utlägg och utläggshantering
När anställda lägger ut pengar för företagets räkning får de tillbaka pengarna efter en viss tids utläggshantering. Hanteringen är en administrativ process som innebär registrering, hantering och bearbetning av anställdas utlägg. Dessvärre kan utläggshanteringen ta ganska lång tid och anställda som har lagt ut pengar måste komma ihåg att spara kvitton gällande respektive inköp. När den administrativa avdelningen fått in kvittot på ett utlägg ska det bokföras och arkiveras. Att ligga ute med pengar kan vara jobbigt och ibland rent ut sagt omöjligt. I dag finns det dock system som underlättar utläggshantering och gör den mer effektiv. Tack vare https://www.mynt.com/expense-managements kan anställda tilldelas ett företagskort. Den som handlar med företagskortet slipper ligga ute med pengar och kvittot kopplas direkt till transaktionen. Administrativ personal får samtidigt en samlad bild av företagets alla utgifter.
Arbetsrelaterade kostnader och tjänsteresor
Resor inom tjänsten är ett vanligt exempel på utgifter som den anställde bekostar själv. Företaget betalar sedan tillbaka utlägget i samband med nästkommande löneutbetalning. Antingen betalas en kostnadsersättning eller så utgår ett traktamente. Tjänsteresor är avdragsgilla och om du ska dra av en resa är det viktigt att beskriva syftet med resan ordentligt. Du får kombinera en tjänsteresa med privata aktiviteter men inte dra av en ren nöjesresa. Exempel på tjänsteresor är att du ska göra inköp för företagets räkning, träffa en eller flera leverantörer samt potentiellt nya kunder. Resan kan också handla om att du ska representera företaget i olika sammanhang och marknadsföra dess produkter. Syftet med resan är avgörande för om Skatteverket kommer att betrakta den som privat resa eller tjänsteresa.
Inköp under tjänsteresan
Om du som anställd köper in saker för företagets räkning kan det underlätta mycket om du har ett företagskort. Kanske har du åkt till en annan ort för att göra studiebesök eller behöver köpa in något för att kunna genomföra en marknadsundersökning. När inköpet är gjort kan du få en notis om detta, därefter behöver du bara fotografera kvittot som företagets administrativa personal attesterar. Att nyttja sådana tjänster för utläggshantering underlättar mycket för både anställda och företaget. Anställda behöver inte ta pengar ur egen ficka och företaget får transaktionen exporterad direkt till bokföringssystemet.